Каталог товаров

Как экономить на печати в офисе: анализ и сокращение расхода бумаги

15.12.2021

Купить фотобумагу


Практически 50 процентов российской бумажной продукции — это бумага для письма и печати. Целлюлозно-бумажное производство потребляет огромное количество электроэнергии и стоит на третьем месте по данному показателю. А вот по объему воды, затрачиваемой при изготовлении 1 тонны продукции, оно стоит на первом месте. Также целлюлозно-бумажная промышленность является крупнейшим мировым источником выбросов вредных газов, образующих парниковый эффект.

Достаточно много бумаги расходуется при изготовлении бумажных версий офисных документов. Большинство компаний, закупающих бумажную продукцию относит ее к расходникам. Если подсчитать расходы на бумагу, то выясняется, что на нее тратится большая часть средств, выделенных на канцтовары. Если снизить использование бумаги, это не только снизит денежные расходы, но и поможет сохранить лесные ресурсы, чистый воздух и запасы пресной воды.

Экономим офисную бумагу

В цивилизованный мире давно начали появляться безбумажные офисы, где печатную продукцию используют по минимуму. Оптимизируя расходы печати, они значительно экономят денежные средства и повышают безопасность хранения документации. Все документы надежно сохраняются на компьютерных устройствах.

И если вы хотите снизить расходы на канцтовары, воспользуйтесь советами о том, как экономить бумагу.

1. Двухсторонняя печать

Различные внутренние инструкции и приказы, предписания можно распечатывать, используя двустороннюю печать, при этом вдвое снижая расход бумаги.

2. Проверять тексты на ошибки перед началом печати

Перед распечаткой документа, полностью откорректируйте его, проверьте формат, размер шрифта, отступы. Тогда вам не нужно будет его перепечатывать и тратить новый лист.

3. Повторно используйте макулатуру

Обычно неактуальные документы в бумажном формате выбрасываются. Практически всегда текст в них нанесен на одной стороне. Их не стоит утилизировать. Разрезая листы на 2 или 4 части, их можно использовать для заметок, расчетов, черновиков. Это конечно незначительная экономия, но в итоге вы сократите расходы на покупку блокнотов, блоков для записей и стикеров.

4. Электронные документы.

Бумажную продукцию можно экономить, не распечатывая некоторые документы, особенно те, которые будут архивироваться. Чтобы не опасаться потери данных, сохраняйте их в облачном хранилище, подумайте о резервных электронных копиях. Цифровой формат документации экономит бумагу, принтерную краску, время и место для хранения большого количества папок.

5. Снизьте поток документов на бумаге с партнерами, клиентами, банками

Не отправляйте печатные запросы, переходите на транзакции электронного типа. Не используете бумажные чеки, счета, работайте в интернет-банкинге. Чаще используйте электронную почту, вместо простых рассылок. Постарайтесь использовать программы для электронных подписей, чтобы снизить количество бумажных документов, отсылаемых факсом или по почте.

6. Выбирайте цифровой режим проведения деловых встреч

Не нужно составлять бюллетень мероприятия, достаточно разослать электронные письма, приглашающие на конференцию. Нет e-mail, воспользуйтесь телефоном или сообщите о мероприятии в устной форме. Организуйте корпоративный сайт и откройте сотрудникам доступ. Там можно рассказать о правилах внутренней политики, проводить встречи-онлайн. Проектор даст возможность проводить презентации в цифровом виде, показывая слайды, таблицы и графики.

7. Мотивация сотрудников на сокращение количества письменной документации

Анализируйте расход бумаги, чтобы измерить общее количество напечатанных копий, за которые будете получать каждый месяц отчет от своих работников. Это мотивирует их снизить расходы бумаги, которая тратится на распечатку документов и ксерокопирование для личных нужд. Поощряйте самых экономных. Наградите тех, кто сможет лучше раскрыть тему об экономном использовании бумажных листов.

Очевидно, что для экономии бумаги следует печатать как можно меньше. Велик соблазн распечатывать все подряд, если принтер всегда под рукой. Подумайте, нужна ли вам инструкция, документ или чек, если вы в дальнейшем планируете его выкинуть. Лучше найдите другой способ донести информацию до адресата.

Способы доставки: Способы оплаты:
Выберите город